Raumkonferenzsystem
Bei einer Raumkonferenzlösung muss der Benutzer seinen eigenen Laptop nicht in den Besprechungsraum bringen. Die Videokonferenzsoftware wird auf der Videokonferenzhardware selbst ausgeführt. Das System ist mit einem (vorhandenen) Präsentationsbildschirm verbunden.
Das Bild oben zeigt die Komponenten einer auf Microsoft Teams basierenden Room-Konferenzlösung. Das Set enthält eine Kamera, mit der die Teilnehmer im Besprechungsraum gefilmt werden können. Mikrofone (unten rechts), um die Teilnehmer des Konferenzraums für die digitalen Teilnehmer hörbar zu machen. Ein Mini-PC (unten links), auf dem die MS Teams-Software ausgeführt wird. Dadurch muss der Benutzer keinen Laptop mehr mitbringen. Ein Touchscreen (oben rechts) zur Bedienung des Systems. Optional kann eine Soundbar hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass die digitalen Teilnehmer im Besprechungsraum deutlich hörbar sind.
Wie funktioniert ein Raumkonferenzsystem?
Das System wird über den unten vergrößerten Touchscreen bedient. Alle geplanten digitalen Besprechungen werden links angezeigt. Sie können das geplante Meeting mit nur einem Knopfdruck starten.
Das Verfahren ist sehr einfach. Das Planen eines Meetings funktioniert genauso wie das Planen eines MS Teams-Meetings ohne das System. Sie laden den Raum jedoch auch so ein, als wäre er ein Teilnehmer. Deshalb erhält der Besprechungsraum eine eigene E-Mail-Adresse. Geben Sie beispielsweise die digitalen Teilnehmer in Outlook ein und fügen Sie die E-Mail-Adresse hinzu, die dem Besprechungsraum im System zugeordnet ist.
Wenn die Besprechungsanfrage gesendet wird, empfängt das Raumkonferenzsystem die Einladung und plant sie in seinem Kalender. Der Benutzer kann zum Konferenzraum gehen und das Meeting mit einem einfachen Druck auf die Schaltfläche "Beitreten" starten. Wie im Touchscreen-Bild unten gezeigt.
Präsentation teilen
Während des Videotreffens kann jeder im Besprechungsraum seine Präsentation teilen. Dies kann mittels eines Kabels oder eines sogenannten "Wireless Sharing Dongle" erfolgen, wie in der Abbildung unten gezeigt.
Der kabellose Freigabedongle wird an den Laptop (USB oder USB-C) angeschlossen. Anschließend kann die Präsentation per Knopfdruck freigegeben werden. Infolgedessen wird das Laptop-Bild als Präsentation in der Videokonferenz angezeigt, sodass die Präsentation (oder andere Besprechungsdokumente) sowohl für die Online-Teilnehmer als auch für die im Besprechungsraum anwesenden Personen sichtbar ist.
Was sind sechs Hauptvorteile eines Raumkonferenzsystems gegenüber BYOD?
| Vorteile: | Nachteile: |
| Benutzerfreundlichkeit. Ein Raumsystem wird im Vergleich zu einem BYOD-System als benutzerfreundlicher empfunden, da nur eine kleine Aktion ausgeführt werden muss, um an einer Besprechung teilzunehmen. | Preis. Raumsysteme sind im Vergleich zu BYOD-Systemen teurer |
| Präsentationen teilen. Bei einem BYOD-System kann nur die Person, die ihren Laptop an das System angeschlossen hat, ihre Präsentation freigeben. Mit einem Raumsystem kann jeder im Besprechungsraum eine Präsentation mit seinem Laptop teilen, kabelgebunden und / oder kabellos. Auch wenn kein digitales Meeting stattfindet. | Plattformabhängig. Ein Raumsystem ist für eine Plattform ausgelegt und kommuniziert daher nicht mit allen Plattformen. MS Teams bietet jedoch die Integration mit Zoom und Webex an. |
| Agenda. Ein Raumkonferenzsystem zeigt an, welche Besprechungen an diesem Tag geplant sind. Es ist daher leicht zu erkennen, ob und wie lange ein Besprechungsraum frei ist. | |
| Bedienung. Ein Raumsystem kann über einen Touchscreen bedient werden. Ein BYOD wird häufig mit einer (separaten) Fernbedienung geliefert, die häufig verloren geht. | |
| Mobilgerät. Bei einem BYOD muss jeder über einen Laptop verfügen, auf dem die Videokonferenzsoftware ausgeführt werden kann (z. B. Teams). Dies ist bei einer Cremelösung nicht erforderlich. Auch Menschen ohne Laptop können Videokonferenzen abhalten. | |
| Verwaltung. Es ist möglich, ein Raumsystem für die IKT-Abteilung (remote) zu verwalten. Dies gilt nicht für (Firmware-) Updates eines BYOD-Systems. |