AAG Den Bosch: Effizienz von Konferenzräumen
Effizienz bei der Nutzung von Konferenzräumen beginnt mit Daten.
Die AAG in Den Bosch ist Ende letzten Jahres in ihre neuen Büros im Pettelaarpark umgezogen. Der Immobilienberater Qwinq begleitete den Umzug und war für die Erstellung des Anforderungspakets für die audiovisuelle Ausstattung verantwortlich.
FOXX AV wurde gebeten, ein Angebot zu erstellen, das auf den folgenden Komponenten basiert:
- Möglichkeit von Hybridkonferenzen
- Möglichkeit von drahtlosen Präsentationen
- Möglichkeit der Buchung eines Raums auf der Grundlage der Anzahl der Teilnehmer, der verfügbaren Einrichtungen sowie des Datums und der Uhrzeit.
Die Komponenten mussten die folgenden Grundsätze erfüllen:
- Einheitlichkeit und größtmögliche Benutzerfreundlichkeit
- Nachhaltigkeit, so wenig Reisebewegungen wie möglich und so viele nachhaltige Komponenten wie möglich.
Die Empfehlung von FOXX AV waren Sony Bravia Displays in Kombination mit Yealink Windows-basierten Teams Room Systemen. Durch den Einsatz von Teams Room Systemen kann der Benutzer das Meeting mit nur einem Knopfdruck starten. Zusätzlich zu den im Raum vorhandenen AV-Ressourcen ist es für die Mitarbeiter sehr einfach, einen Raum nach Bedarf über das GoBright Roombooking-System zu reservieren. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, einen Raum über Microsoft Teams, Outlook, das GoBright-Portal und die App zu buchen.
Einblicke in die Nutzung
Das Reservierungssystem GoBright Meet besteht neben der Buchungssoftware aus Raumbuchungstafeln, die die Belegung und die Planung für den Tag anzeigen, sowie aus Raumsensoren, die die Belegung erkennen. Wenn ein Raum gebucht wird, überprüft der Sensor, ob er tatsächlich genutzt wird. Ist dies nicht der Fall, storniert er die Reservierung und der Raum wird für andere Mitarbeiter frei. Sogenannte No-Show-Reservierungen. Die Zahlen zeigen, dass die AAG in den letzten sechs Monaten eine durchschnittliche No-Show-Rate von 15 % hatte! Durch die Arbeit mit Sensoren werden Sitzungsräume freigegeben und die Sitzungskapazität bleibt voll ausgelastet.
Neben der Freigabe von Besprechungsräumen generiert das System viele Daten darüber, wie das Büro genutzt wird. So hat die AAG Einblick in die Gesamtauslastung, sieht, welche Arten von Räumen viel oder wenig genutzt werden und kann so rechtzeitig auf die (wechselnden) Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter reagieren.
Ihr Kundenbetreuer
