Collaboration: haal het maximale uit je team!

FOXX AV faciliteert fysiek, online of hybride samenwerken

Collaboration, samenwerken - vergaderingen, overleg, meetings, discussies, klankbordsessies, brainstorms … Fysiek, online of hybride. Samen verwezenlijk je meer dan alleen.

Maar samenwerken is anno nu lang niet altijd vanzelfsprekend. Thuiswerken, satellietkantoren, hubs, internationaal, community offices, flexibele werktijden, afspraken buitenshuis, … Bedrijven hebben te maken met een 'nomadisch' personeelsbestand. Een team tegelijkertijd fysiek op dezelfde plek krijgen is tegenwoordig een hels karwei.

En op het moment dat je dan toch iedereen samen hebt gekregen, wil je ook zoveel mogelijk return uit die kostbare tijd halen.

• Iemand die notuleert, is meer bezig met het noteren van alles dat gezegd wordt, dan met actief deelnemen aan de vergadering.
• De output van een brainstorming structureren in een verslag is een haast onmogelijke taak.
• Er staat nog gevoelige informatie op het whiteboard.
• Slechte online audio- en videoverbindingen werken negatief.
• …

De vraag ‘Hoe organiseren we samenwerken?’ kunnen we verdelen in een aantal deelvragen.

1. Hoe maken we het voor de werknemer eenvoudig om op verschillende locaties te werken?
2. Hoe zorgen we ervoor dat de werknemers blijven samenwerken?
3. Hoe brengen we werknemers die op verschillende locaties werken op de meest natuurlijke manier samen?
4. Hoe houden we de organisatie productief en efficiënt?
5. Hoe zorgen we ervoor dat onze investeringen in samenwerk tools hun volledige potentieel benutten?

1. Hoe maken we het voor de werknemer eenvoudig om op verschillende locaties te werken?

Centrale opslag van documenten is hier een basisvereiste. De werknemer van tegenwoordig wilt via eender welk device aan zijn of haar documenten kunnen. Dit kan zo eenvoudig zijn als een eigen shared server of zo uitgebreid als een cloud-based platform, zoals MS365 (Teams), ClickUp of DropBox, met tal van plugins en add-ons. Ieder systeem met voor- en nadelen op het gebied van taalinstelling, beveiliging, realtime samenwerken, versiebeheer, etc. 

2. Hoe zorgen we ervoor dat de werknemers blijven samenwerken?

Communicatie, communicatie en nog eens communicatie. Samenwerken is communiceren met elkaar, is de discussie met elkaar aangaan, is klankborden. En technologie helpt daarbij.

Samenwerken rond een bepaald idee of concept doe je eenvoudig via een shared whiteboard, ofwel een omgeving waarin meerdere personen hun ideeën en gedachten kunnen delen. Visualiseer die ideeën met foto’s, documenten of schetsen.

Wordt een idee of concept concreter en wil je het in een document gieten, ook dan kan je blijven samenwerken. Met meerdere personen, op hetzelfde moment, in een document werken, zorgt voor een veel rijkere output, voor een continue feedback en een beter resultaat.

3. Hoe brengen we werknemers die op verschillende locaties werken op de meest natuurlijke manier samen?

Met een (goede) camera, een microfoon, een gedeeld scherm, zoals die van Yealink, en het juiste platform (Zoom, Teams, Webex, Blue Jeans) kom je al een heel eind. Zorg ervoor dat collega’s elkaar effortless kunnen bereiken.

Voor one-to-one gesprekken gebruik je simpelweg jouw device (laptop, desktop, mobile), die heel vaak al een geïntegreerde camera en een microfoon heeft.

Groepsdynamiek vraagt om een aangepaste uitrusting: betere camera's, grotere schermen, aangepaste verlichting, regietools en een haarfijn geluid. Zorg er vooral voor dat een dergelijke conferencing oplossing eenvoudig en uiterst toegankelijk is.

4. Hoe houden we de organisatie productief en efficiënt?

Meeting time - stressvermindering

Een dosis ‘gezonde stress’ houdt ons scherp en heeft dus een positief effect op onze productiviteit. Stress in de vorm van ongerustheid over de werking van presentatie apparatuur is dan weer uiterst nadelig voor diezelfde productiviteit.

Een onderzoek, uitgevoerd door Barco, toont aan dat bijna 9 op 10 personen voor of tijdens een meeting stress ondervindt gerelateerd aan de aanwezige technologie. Dit gaat van ‘Heb ik het juiste kabeltje bij?’ tot ‘Zullen alle deelnemers (tijdig) kunnen inloggen?’. Zorg dus voor ware ‘plug-and-play’ oplossingen, dummy-proof, anti-stress.

• Verbind ieder device via een gebruiksvriendelijke draadloze presentatie oplossing. Zo werken wij o.a. met Yealink, Barco Clickshare of Crestron AirMedia. De een werkt met een code, de ander met USB-dongles. Allemaal doen ze wat ze beloven … eenvoudig, systeem onafhankelijk en draadloos presenteren. Geen gedoe meer met kabels en adapters. Ook geen paniek wanneer iemand met een MacBook de ruimte binnen wandelt.

• Dummyproof bediening zorgt ervoor dat jouw oplossing ook werkelijk gebruikt wordt. Soms is een setje verloopjes of een eenvoudig knoppenpaneel, met een aan/uit functie en een volumeregeling al voldoende.
  
  Voor andere opstellingen heb je net wat meer nodig. Dan is een gebruiksvriendelijke interface op zijn plaats. Overzichtelijke iconen maken de meest uitgebreide audiovisuele installaties, bruikbaar voor iedereen.

• (Video)conferencen met eender welk device doe je met een user-friendly hardware en een dito platform. Gebruiken jouw contacten verschillende platformen (MS Teams, Webex, Lifesize, Polycom, …). No worries, dan creëren we toch virtuele meeting rooms waar al deze systemen met elkaar kunnen praten.

Het gebruik van interactieve touch schermen tijdens fysieke bijeenkomsten.

• Je maakt notities op het whiteboard. Na afloop van de meeting worden deze notities centraal opgeslagen zodat iedereen ze naar believen kan raadplegen. Het is ook niet meer nodig dat er iemand tijdens de meeting als een gek noteert. Zo kan iedereen actief deelnemen aan de discussie.

• Een touchscherm nodigt uit om actief aan de vergadering deel te nemen. Ideeën worden concreter als ze uitgetekend worden. Een goede schets zegt vaak meer dan een ellenlange uitleg.

• Ook na de vergadering is er productiviteitswinst. Reken maar eens uit hoeveel tijd er bespaard wordt doordat er geen verslag gemaakt moet worden. Dit zijn heel wat uren die nuttiger besteed kunnen worden.

• Foto’s van het whiteboard behoren tot het verleden. Of erger nog, nooit meer worden nota’s weggeveegd voordat er een foto werd gemaakt.

• Hoe vaak kom je een vergaderzaal binnen en staat er nog gevoelige informatie op het whiteboard? En dat ondanks de vele aanmaningen om deze schoon te vegen na een meeting.

Onderweg - weg met de files

Reken nog eens uit hoeveel tijd je kwijt bent door van plaats A naar plaats B te reizen, van plaats B naar plaats C en ga zo maar door. Al snel kom je op een astronomisch hoog getal. Werkelijk tijd en geld dat je verliest. Tijdverlies, reiskosten, frustraties in de file, … Inmiddels weten we dat het anders kan. 

Veel van deze face-to-face contacten kunnen ook plaatsvinden via een scherm, camera, microfoon en het juiste videoconferencing platform. Zorg voor een platform dat screensharing, document-sharing en co-creatie faciliteert, zodat remote collaboration zegeviert.

5. Hoe zorgen we ervoor dat onze investeringen in collaboration tools hun volledige potentieel bereiken?

Een grote gebruiksvriendelijkheid zorgt ervoor dat iedereen de tools kan gebruiken. Change management zal ertoe leiden dat ook iedereen de tools zal gebruiken.

Vergis je niet. Het uitkiezen van de tools is het makkelijke werk. Daarna zal je het werken met deze technologie moeten 'embedden' in jouw bedrijfscultuur. Hoe je dit aanpakt, is sterk afhankelijk van jouw organisatie.

Je kan werken met ambassadeurs. Na een opleiding in het gebruik van de technologie, stuur je ze jouw bedrijf in om de liefde voor de tools te verspreiden. Je kan ook werken met workshops in het gebruik van deze tools. Zet jouw digital signage en interne communicatie in om, op een visueel aantrekkelijke manier, de tools aan te prijzen. We werken samen met terzake deskundigen die je hiermee kunnen ondersteunen.

Wat je ook doet, er is een gouden regel: ‘Walk the talk’. Laat zelf zien dat je de tools gebruikt en dat ze werken.

Zie je door het bos de bomen niet meer? Vrees niet. We maken je graag wegwijs in deze uitgebreide technologische wereld. We laten je alle mogelijkheden ervaren, waarna we samen met jou op zoek gaan naar de mix van tools die past bij jouw situatie. Neem contact met ons op (zie hiernaast). Dan zitten we eens samen om de mogelijkheden te bekijken.