Accountants en advocaten bespaar kosten met ‘collaboration’

Collaboration by FOXX AV

Dienstverleners zijn steeds meer tijd kwijt aan het rijden (en in de file staan!) van en naar klanten voor allerhande besprekingen, vergaderingen, brainstormsessies, etc. Ook overleg met thuis- of bij satellietvestigingen werkende collega’s zorgt ervoor dat er steeds meer niet declarabele uren ontstaan. Agenda’s en documenten afstemmen wordt steeds belangrijker. Zo evolueert ‘Return on Investment’ steeds meer naar ‘Return on Time’.

De oplossing (en dus de kostenbesparing) ligt in ‘collaboration’ oftewel: effectief samenwerken en communiceren online op afstand. Videoconferencing is daar een onderdeel van. In de afgelopen jaren zijn er tal van tools ontwikkeld die het mogelijk maken om met meerdere personen op meerdere locaties te vergaderen. Hierbij is het eenvoudig delen van documenten en, nog belangrijker, elkaar zien en horen van groot belang. Lichaamstaal is vaak essentieel voor het overlegproces.

Hoe doet FOXX AV dat?

Online op afstand samenwerken is een samenspel van hard- en software, ondersteund door de juiste tools. Centrale opslag van documenten is een basisvereiste. De werknemer van tegenwoordig wilt via welk device dan ook aan zijn of haar documenten kunnen. Oplossingen zijn bijvoorbeeld een ‘shared server’ of een uitgebreid cloud-based platform met tal van plugins en add-ons.

Toegankelijkheid (WiFi, WLan, LAN, etc.) met voldoende up- en download capaciteit voor o.a. live streaming (video) is een vereiste. Het hebben van een centrale collaboration ruimte op kantoor biedt veel voordeel. Centrale regie bevordert de effectiviteit. Daarnaast is het belangrijk dat de deelnemers over een goede microfoon (geluid) en camera (video) kunnen beschikken. De moderne laptop is vaak voor een persoon voldoende maar als er meerdere mensen in een ruimte zitten, dan zijn andere (mobiele) camera- en geluidssystemen beter.

Het delen van schermen is ook een voorwaarde. Tegelijkertijd een document aanpassen, dat te zien is door alle deelnemers én elkaar kunnen blijven zien werkt perfect. Ook het gebruik van interactieve schermen of whiteboards bij brainstormsessies bevordert de kwaliteit van de output. Alle genoteerde ideeën worden meteen opgeslagen en zelfs van handschrift geconverteerd naar getypte tekst (incl. eventuele tekeningen). Plug & play oplossingen incl. ‘bring your own device’ software zorgen ervoor dat alles (ook zonder kabeltjes) werkt zoals het hoort.

Meerdere oplossingen.

Bij FOXX AV maken we gebruik van meerdere systemen van meerdere levereanciers die we, afhankelijk van jouw situatie, tot een maatwerk oplossing creëren. Onze engineers en technici zorgen ervoor dat alles 100% ingericht is. Monitoring op afstand is een optie en maakt dat we evt. storingen meteen kunnen oplossen. Zo kunnen we een onbezorgd gebruik van hard- en software garanderen. We gebruiken de systemen van zoals Barco Clickshare, Clevertouch touchscreens, CTouch 2 Meet, Lifesize, Microsoft Surface Hub 2, Promethean Activ, Polycom, Samsung Flip, Sharp WCD, WePresent en natuurlijk Zoom.

Genereer omzet / bespaar kosten.

Kortom door de toepassing van ‘collaboration’ voor accountants, advocaten en andere dienstverleners, bespaar je onnodig rij- en tijdverlies en genereer je meer omzet door meer effectieve (declareerbare) uren. De investering in hard- en software verdien je snel genoeg terug.

Wil jij weten wat online op afstand samenwerken voor jouw kantoor kan betekenen? Neem dan contact op met een van onze accountmanagers Bart, Cas of Michel (hiernaast) voor een vrijblijvende intake.