AAG Den Bosch: efficiëntie in gebruik vergaderruimtes

Vergaderzaal AAG

Efficiëntie in gebruik van vergaderruimte: het begint bij data.

AAG in Den Bosch is eind vorig jaar verhuisd naar haar nieuwe kantoor op het Pettelaarpark. Vastgoedadviseur Qwinq heeft de verhuizing begeleid en was verantwoordelijk voor het opstellen van het eisenpakket ten aanzien van de audiovisuele installaties.

FOXX AV is gevraagd om een aanbieding te maken op basis van de volgende onderdelen:

• Mogelijkheid om hybride te vergaderen
• Mogelijkheid om draadloos te presenteren
• Mogelijkheid om een ruimte te reserveren op basis van aantal aanwezigen, aanwezige faciliteiten en datum en tijd.

De onderdelen moesten de volgende uitgangspunten hebben:

• Uniformiteit en zo gebruiksvriendelijk mogelijk
• Duurzaamheid, zo min mogelijk reisbewegingen en zo veel mogelijk duurzame componenten.

Het advies van FOXX AV bestond uit Sony Bravia displays gecombineerd met Yealink Windows-based Teams Room systemen. Door gebruik te maken van Teams Room systemen kan de gebruiker met slechts één druk op de knop de vergadering starten. Naast de aanwezige AV-middelen in de ruimte is het voor de medewerkers zeer eenvoudig om een ruimte naar wens te reserveren middels het room booking systeem. De medewerkers kunnen hiermee een ruimte reserveren via Microsoft Teams, Outlook,  de GoBright portal & App.

Inzicht in gebruik

Naast de booking software van het GoBright Meet reserveringssysteem bestaat het ook uit room booking panelen voor de weergave van bezetting en de planning voor die dag alsook ruimte sensoren die bezetting detecteren. Wanneer een ruimte gereserveerd is, bevestigd de sensor of hij daadwerkelijk wordt gebruikt. Zo niet, cancelt hij de reservering en wordt de ruimte beschikbaar voor andere medewerkers. Dit zijn de no-show reserveringen. Cijfers laten zien dat AAG het afgelopen half jaar een no-show percentage had van gemiddeld 15%! Door het werken met sensoren worden de vergaderruimtes vrijgegeven en blijft de vergadercapaciteit volledig benut. 

Naast het vrijgeven van vergaderruimtes genereert het systeem een hoop data over hoe het kantoor gebruikt wordt. Zo heeft AAG inzicht in de algehele bezettingsgraad, ziet ze welke soort ruimtes veel of weinig gebruikt worden waardoor ze tijdig kan inspelen op de (veranderende) behoeften van haar medewerkers.